10 دلیل که نباید از اتوماسیون اداری شرکت همکاران سیستم استفاده کرد + نامه جوابیه شرکت

هدف از نوشتن این مقاله تحلیلی، توجه دادن کسب و کارهای کوچک به مشکلاتی است که در اثر بزرگ شدن شرکت های کوچک و تبدیل شدن آنها به غولهای با اینترسی بالا و اصطلاحا “تنبل” ممکن است بوجود آید. و این مشکلات در محصولات آنها منعکس می گردد.
وسوسه رشد سریع و جذب مشتریان زیاد، آفت مخربی برای کسب و کارهای کوچک است. این وسوسه موجب می شود تا به هر نیازی که می تواند مشتری را راضی نگه دارد تا به سوی رقبا نرود و موجب کسب درآمد شود، پاسخ داده شود که این امر، درد سرهای فنی، مالی، حقوقی و در پی آن نارضایتی مشتریان قدیمی، قربانی کردن پیشرفت و توسعه تخصصی و افت کیفی محصولات و خدمات را در پی دارد.
چگونه توجه مشتریان احتمالی را در کوتاه‌ترین زمان به خود جلب کنید و به آن‌ها محصولاتتان را بفروشید؟
به سرعت به یک بازاریابی تلفنی حرفه ای تبدیل شوید!

همانطور که مي دانيم شرکت همکاران سیستم يکي از شرکتهاي مطرح کشور در زمينه فناوري اطلاعات بوده و نام آن در مجامع فناوري همواره شاخص مي باشد. اين شرکت داراي مشتريان زياد در سراسر کشور بوده و همواره پشتيباني وحمايت از آنان را سرلوحه کارهاي خود قرار داده است.
یکی از مجموعه های سازمانی بزرگ کشور حدود 8 سال پيش با انتخاب اين شرکت براي اجراي نرم افزار اتوماسيون اداري يکي از تحولات اساسي در نظام اداري خود را رقم زد. نرم افزار اتوماسيون همکاران کاستي هايي هم داشت که همواره با پشتيباني به موقع شرکت اثر آنها کمرنگ مي شد.
سالها گذشت و زمزمه نرم افزار اتوماسيون تحت وب همکاران سيستم به گوش خورد.
تبليغات شرکت نشان مي داد توجه خاصي به اين نرم افزار شده است. از طرفي تعدد مشتريان و بازخوردهاي آنها و همچنين پيشرفت توانايي هاي مالي و فني شرکت اين انتظار را به وجود مي آورد که در نرم افزار جديد شاهد رفع کاستي هاي سيستم قبلي و افزايش سهولت کاربري آن باشيم.
اين خوشبيني به قابليت هاي نرم افزار با توجه به سوابق شرکت همواره وجود داشت تا جاييکه در فروردين سال 1391 طي تفاهم نامه اي با شرکت مقرر شد سيستم جديد در تمام واحدهای آن سازمان در سراسر کشور پياده سازي شود.

ایده جدیدی در سر دارید اما نمی دانید باید از کجا شروع کنید؟
بیش از 120 دقیقه مطلب ویدیویی و شنیداری شامل 4 بخش و 10 درس مهم و حیاتی برای موفقیت شما

این واحدها به تدريج اقدام به تامين بسترهاي مناسب براي شروع پروژه نموده و نهايتا پس از عقد قرارداد و ارائه آموزشهاي لازم عمليات تبديل اطلاعات انجام گرفت. اين کار در یکی از واحدهای آن سازمان هم انجام گرفت که در ادامه مشاهدات و ارزيابي اينجانب (چيا چاره خواه) به استحضار خواهد رسيد.
1- بدور ماندن از اتفاقات و نوآوری های روز در سیستم های تحت وب
متاسفانه پس از پياده سازي سيستم در کمال ناباوري مشاهده شد که نه تنها انتظارات بديهي همگان از يک سيستم بلوغ يافته برآورد نشد بلکه ضعفها و اشتباهات گذشته به شيوه اي غيرمسئولانه تقويت و تشديد شده است!
اين مساله پس از حدود يک ماه از پياده سازي سيستم روزبروز بيشتر خود را نشان مي دهد.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید
مي توان گفت که دليل اصلي اين نقصان همانا عدم وجود اراده اي قوي در ميان مديران شرکت براي بهبود مستمر مي باشد. مشاهده نرم افزار نشان مي دهد که در اين چند سال به جاي توجه به تحولات اساسي دنياي اتوماسيون و سهولت و اشتراک پذيري دانش سازماني همواره به نيازهاي متنوع و گاه متناقص کاربران متعدد سيستم توجه شده است و سعي شده تمامي آنها به نوعي در سيستم گنجانده شود. در واقع انگار تمام گفته هاي کاربران مختلف بدون هيچگونه پالايشي در سيستم آورده شده و تلاشي جهت هماهنگ سازي و يا ادغام يا کارشناسي اين نيازها انجام نگرفته است.
در حاليکه تمام سيستم ها به سمت هوشمندي و سادگي پيش مي روند كه مستلزم تلاش بيشتر برنامه نويسان براي تسهيل امور کاربران مي باشد اما در برنامه همکاران سيستم به وضوح مشاهده مي شود که هيچ تلاشي براي راحتي کاربر انجام نشده است و در واقع كاربر مجبور است گام به گام در کنار برنامه نويس و با ديدگاه او پيش برود. تاجاييکه گاها براي مشاهده و ويرايش چند رکورد کوچک مجبور است همگام با برنامه نويس جداول پايگاه را انتخاب کند ويرايش کند و سپس ثبت کند.
2- خمودگی سرتاسری
شعور سيستمي به کمترين ميزان خود رسيده و خمودگي سرتاسري در جايجاي آن مشاهده مي شود. جاي تعجب است در زماني که شرکت هاي پيشرو همواره بايد در حال يادگيري سازماني و سيستمي بوده و پيوسته در حال ارتقاي خود باشند، آنگاه شرکت هاي بزرگ فناوري بلوغ و پختگي خود را از دست داده و کند و کندتر مي شوند. به نظر مي آيد اين هم بخشي از ديناميزم و مرحله اي از زندگي شرکت هاي بزرگ فناوري مي باشد. يکي از دلايل اين خمودگي همانا عدم وجود بازار رقابتي مي باشد.بديهي است در دنياي رقابت شرکت ها مجبور به ارتقاي خود شده و در غير اين صورت چاره اي جز ترک صحنه نخواهند داشت.
3- دنيای روز اتوماسيون اداری:
در سالهاي اخير به واسطه پيشرفت تکنولوژي هاي ارتباطي و پردازشي تحولات چشمگيري در عرصه سيستم هاي اتوماسيون اداري در دنيا رخ داده است. شايد بتوان بخشي از اين تحولات را در سيستم دانشي جديد مايکروسافت به نام SharePoint ديد. در واقع تلاش تمامي سيستم هاي اتوماسيون همانا افزايش قابليت اشتراک پذيري اطلاعات و کارگروهي بر روي نامه ها و مكاتبات بوده است. تلاش آنها بر اين است که همکاري هاي درون سازماني را افزايش دهند و نهايتا دانش سازماني بلوغ يافته تري را شاهد باشند. سيستم هاي اتوماسيون اداري هم به عنوان بخشي از اين جريان در راستاي اشتراک سازماني و بلوغ دانشي سازمان گام مي نهند.
 
4- پیچیدگی های غیر ضروری:
با توجه به تحولاتي که دنياي مفهومي اتوماسيون بوجود آمده، متاسفانه در نرم افزار جديد اتوماسيون همکاران در کمال تعجب مشاهده مي شود که به جاي تقويت سهولت و اشتراک پذيري اطلاعات و دانش سازماني، آنچه که بيشتر از همه مورد توجه و تمرکز ويژه قرار گرفته همانا تعريف و تحديد سطوح دسترسي تا ريزترين جزييات مي باشد. به گونه اي که مبادا در جايي خطايي از کاربر سر بزند. انگار سيستم بر اساس بي اعتمادي بين مديران و کارشناسان طراحي شده است.
برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید
در واقع بوروکراسي سنتي در ادارت ايراني را به گونه اي سيستماتيک و پيچيده در نرم افزار جديد تعريف نموده اند. براي اولين بار بورکراسي نرم افزار از بورکراسي سنتي پيشي گرفته است. شايد بهتر باشد از لحاظ پيچيدگي نام سيستم را به “سيستم حسابداري اتوماسيون” تغيير داد بهتر باشد!
تلاش مشخصي جهت ايجاد تسريع و تسهيل در امور مشاهده نمي شود. اما به عنوان مثال به “عنوان افراد” در سيستم توجه کافي شده است. مثلا در تعريف نام اشخاص مي توان علاوه بر “عنوان فرد” يک “عنوان محترمانه” هم براي او تعريف نمود. شايد در نسخه هاي آتي نرم افزار “عنوان خيلي محترمانه” هم اضافه شود!!
5- رابط کاربري:
رابط کاربري در هر سيستمي اولين و مهمترين بخش آن مي باشد. توجه به اصول روانشناسي از نيازهاي اصلي آن مي باشد. توجه به ترکيب رنگها و جانمايي آيکون ها و تفکيک پذيري و چشم نوازي صفحات و پيروي از اصول واحد از اصول اوليه آن مي باشد. ارگونومي صفحات بايد به گونه اي باشد که در کاربر احساس اعتماد و اطمينان به وجود آيد. جهش بين صفحات بايد در کمترين سطح صورت گيرد. اين همان نيازي است که فناوري آژاكس پوشش مي دهد.
از لحاظ بصري هيچگونه شباهت بين سيستم قبل و جديد وجود ندارد و از طرفي پراکندگي آيکون ها استرس کاربر را فزون بخشيده است.
اگر بخواهيم به صورت منصفانه در مورد نرم افزار جديد اتوماسيون قضاوت کنيم، بايد گفت که رابط کاربري برنامه کلا نياز به تحولات اساسي دارد. در سيستم جديد به نظر مي آيد تعداد انبوهي آيکون به صورت تصادفي در صفحه اصلي برنامه جاي داده شده اند. تناسب و سنخيتي بين آيکون هاي مجاور هم وجود ندارد. تا جاييکه آيکون “خروج” از سيستم به جاي قرار گيري در گوشه صفحه، در وسط صفحه خودنمايي مي کند. رابط کاربري غيربصري، غيرملموس، پراکنده و غير ارگونوميک مي باشد. به گفته کاربران دبيرخانه از لحاظ روحي خسته کننده بوده و احساس ناامني ايجاد مي کند. ستون ها و سطرها تنظيم نيستند و مرزهاي قابل تفکيک ندارند. تمام سطوح برنامه صاف و flat و يکنواخت مي باشد و تفکيک واضحي بين بلوک هاي مختلف اطلاعاتي وجود ندارد.
6- موارد فني سيستم:
سالهاست که فرمت و ساختار يک ايميل همان سادگي و شکل خود را حفظ کرده چراکه نشان داده است توانايي برآورد اصلي ترين نياز کاربران که همانا مکاتبات سريع مي باشد را داراست. از طرفي سيستم هاي جديد نشان مي دهد که همگي در جستجوي افزايش سهولت و سرعت ارتباطات و اشتراک پذيري اطلاعات مي باشند.اما آنچه در نرم افزا همکاران اتفاق افتاده همان پيچيده شدن مراحل ايجاد و ارجاع نامه و از طرفي سخت شدن تبادل نامه از طريق ece مي باشد. مشکل سرور فاکس که يکي از پايه هاي اصلي سيستم است کماکان به قوه خود باقي است. علي رغم تلاش کارشناسان شرکت، امکان ارسال اتوماتيک و بدون دردسر فکس و ece وجود ندارد.
برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید
از لحاظ مفهومي تحليل هاي سيستم تا حدود 60 درصد تغيير کرده و به سمت پيچيدگي رفته است. اين پيچيدگي را مي توان در لغات جديدي که به مفاهيم سيستم اضافه شده ديد : امضا کننده نامه، گيرنده نامه، گيرنده ارجاع ، گيرنده رونوشت اصلي ، گيرنده رونوشت داخلي ، توزيع نامه ، ثبت متقابل ،ثبت ارجاع ، مدرک جديد ، فهرست نامه ها ، کارتابل جاري ، کارتابل يادداشت ، کارتابل حذف ، جستجوي ارجاع ، جستجوي نامه و… که هر کدام در جايي قرار دارند. نمونه اي از آموزش هاي ارائه شده در مورد سيستم : “اين گيرنده آن گيرنده نيست بلكه اين گيرنده همان گيرنده اصلي نامه است اما آن گيرنده گيرنده ارجاع نامه است!!” مشاهده مي شود كه حتي بين لغات تفكيك خاصي صورت نگرفته است.
طبق گزارش کاربران، نامه هاي كارتابل كه مربوط به زمان هاي گذشته مثلا 3 ماه پيش مي باشد و قبل از آن قابل مشاهده نيست. انگار بايد براي تك تك کاربران انتقال كارتابل صورت گيرد.
و نهايتا اينکه سيستم با اعتراض هاي مختلف کاربران در حال پياده سازي مي باشد.
7- هر نقطه از دنيا دفتر كار شماست؟! نه، اینطور نیست!
در حاليکه در صفحه مربوط به انوماسیون اداری در وب سایت این شرکت، ادعايي مبني بر تحت وب بودن برنامه وجود دارد اما براي پيش نياز، نياز به نصب انواع و اقسام برنامه هاي متنوع و انجام تنظيم هاي مختلف مي باشد. يعني عملا برنامه وابسته به تنظيمات متعدد مي باشد. همچنین این سیستم  نياز به کلاينت هاي با توانايي بالا دارد. در غير اينصورت مشاهده نامه ها به طور محسوس و کسالت آوري کند مي باشد. اين در حاليست که سيستم اتوماسيون اداري که فقط يک نامه را نشان مي دهد نبايد نياز به سيستم قوي داشته باشد.
 
8 – امنیت مکاتبات اداری، یک بام و دو هوا!
درحاليكه در جاي جاي سيستم براي مشاهده نامه فرمت را به آكروبات تغيير مي دهد تا مبادا تغيير در نامه رخ دهد كه اين خود باعث كندي برنامه مي شود. اما در كمال تعجب مي بينيم كه نامه ها را با فرمت word به همراه امضا زنده ايميل مي كند!
 
9 – دردسرهای انتقال از سیستم ویندوزی به سیستم اصطلاحا تحت وب:
جدای از زمان بسیار طولانی برای تبدیل پایگاه های اطلاعاتی و انتقال اطلاعات قبلی برای سازمانهایی که نسخه قبلی تحت ویندوز این اتوماسیون را داشته اند، اطلاعات زیادی در حین انتقال (Convert) از بین خواهد رفت  و میبایست سرور نرم افزار قبلی برای احتیاط بیشتر و مبادا نامه ای را درست منتقل نکرده باشد، در محیط سازمان فعال باقی بماند.
 
 10 – نوبت شماست.
اگر شما هم از کاربران نرم افزار اتوماسیون همکاران سیستم هستید، نظرتان را با من و دیگر خوانندگان و مخاطبان خوشفکری در  میان بگذارید.
 
در آخر، پيشنهاد مي شود با توجه به مشکلات مطرح شده فوق که تنها بخش کوچکی از ناملایمات این سيستم اتوماسيون اداري است، در صورتیکه اتوماسیون از سيستم هاي اصلي سازمان یا شرکت شما نمي باشد و نبايد اين همه زمان و هزينه صرف آن شود، به نظر از سيستم قبلي و یا سیستم های دیگر که قابليت رفع نيازهاي سازماني را دار مي باشد، استفاده نمایید.
ویراستار: سهیل عباسی
 
جوابیه همکاران سیستم
لازم به ذکر است که در پی انتشار مطلب فوق، شرکت همکاران سیستم جوابیه رسمی تهیه و به مدیریت سایت خوشفکری ارسال کرده است، که متن این جوابیه بدون هیچگونه تلخیص و تحریف به شرح ذیل، در اختیار خوانندگان محترم خوشفکری قرار داده می شود. ما قضاوت را به مخاطبان عزیز واگذار می نماییم:
در تاريخ 6 شهريور 91، مطلبي با عنوان «ده دليل كه نبايد از سيستم اتوماسيون اداري همكاران سيستم استفاده كرد» در سايت خوشفكري منتشر شد. اين مطلب به رغم تلاش ظاهري براي تحليل يک محصول، داراي نقايص و اشتباهات متعددي است که آن را از يک نقد حرفه‌اي جدا مي‌سازد. شرکت همکاران سيستم ضمن استقبال از نقد حرفه‌اي و تخصصي و اعتقاد به مزاياي آن توجه نويسنده و مخاطبان آن رسانه را به اين نکته جلب مي‌کند که نقد حرفه‌اي در حوزه تخصصي مانند نرم‌افزار بايد مبتني بر تجربه و دانش مرتبط و بدور از کلي گويي باشد.
بنابراين براي روشن شدن اذهان عمومي مخاطبان و همچنين نويسنده گرامي، پاسخ‌هايي حول محورهاي مطرح شده در نوشتار مذكور، تهيه شده است كه به شرح زير ارائه مي‌شود.
1- نوآوري‌ها و فناوري‌هاي بكار گرفته شده در اتوماسيون تحت وب همكاران سيستم
برخلاف ادعاي نويسنده مبني بر دورماندن اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم از نوآوري‌هاي روز دنيا، در اتوماسيون تحت وب امكاناتي از قبيل گيشه مكاتبات الكترونيك ارباب رجوع، موتور گردش كار، امضاي ديجيتال، احراز هويت دوعامله، ارجاع بين سازماني، ارسال پيامك، ارتباط با تلفن گويا و كارتابل آفلاين وجود دارد كه كاملاً منطبق با نيازهاي روز بازار و روندهاي جديد تكنولوژي در اين محصول قرار گرفته است.
2- مديريت نيازمندي‌هاي جديد كاربران در همكاران سيستم
همانطور كه نويسنده محترم نيز اشاره كرده‌اند درخواست‌ها و نيازهاي كاربران همواره در جهت بهبود محصولات همکاران سيستم مد نظر قرار گرفته است و اين اتفاقا نشان از مسئوليت‌پذيري شركت در قبال مشتريان محصول خود است. لازم به توضيح است كه در شركت همكاران سيستم، تمامي درخواستهاي مشتريان توسط مدير محصول مربوطه بررسي شده و در كميته‌هاي تخصصي با حضور كارشناسان زبده، به دقت ارزيابي مي‌شوند و درخواست‌هاي با تكرار بالا، كاربري عمومي‌تر و ارزش افزوده بيشتر، اولويت بندي و پس از تحليل و طراحي، در سيستم گنجانده مي‌شود.
3- مقايسه SharePoint مايكروسافت با محصولات اتوماسيون اداري
در بخشي از اين نوشتار اتوماسيون اداري همكاران سيستم با محصول SharePoint مايكروسافت مقايسه شده است، در حاليكه متخصصان فناوري اطلاعات مي‌دانند كه كاربرد محصول SharePoint راه‌اندازي سايت‌هاي سازماني براي تسهيم اطلاعات، مديريت مستندات و انتشار گزارشات مي‌باشد نه مديريت مكاتبات اداري درون و برون سازماني و از آنجا كه در سازمانهاي ايراني مفاهيم مكاتبات اداري جايگاه ويژه اي دارد و موجوديت‌ها، كاركردها و قواعدي خاص و متفاوت از SharePoint در سازمان‌ها و ادارات ما وجود دارد، چنين محصولي قابليت پاسخگويي به نيازمندي‌هاي كاربران و مديران در اين بخش را ندارد. بطور مثال ويژگي‌هايي مانند شماره‌نامه يا ارجاع، عطف و پيرو نامه، پاراف و هامش، دبيرخانه و مواردي مشابه آن امكان استفاده از SharePoint به جاي اتوماسيون اداري را تقريبا غيرممكن مي‌سازد. اگر منظور نويسنده محترم نياز سازمانهاي امروزي به سازماندهي، نگهداري و گردش مستندات است كه چنين امكاناتي به راحتي و با امنيت بالا در سيستم اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم پوشش داده شده است.
4- شفاف سازي برخي كاركردهاي سيستم اتوماسيون اداري تحت وب
امكان تخصيص دسترسي عمليات تا سطح ركوردها از اصول اوليه امنيت در نرم‌افزارهايي است كه بطور گسترده در سطح سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرند. همچنين اين امكان از مهم‌ترين معيارهاي تهيه نرم‌افزار در سازمان‌ها و ادارات است كه در بخشنامه‌ها و آيين نامه‌هاي رسمي تهيه نرم‌افزارهاي اتوماسيون نيز آمده است. كامل بودن شرايط تعريف دسترسي در اتوماسيون اداري همكاران سيستم از نقاط قوت و بلوغ اين سيستم است كه مشتريان دولتي و خصوصي بسياري با رضايت كامل از آن استفاده مي‌كنند، زيرا تمامي سناريوهاي ممكن در سازمان را براي هر سطح كاربري با اختيارات متفاوت پوشش مي‌دهد.بديهي است كه ميزان استفاده از اين امكانات به نوع ساختار سازماني، روابط رسمي، سطح محرمانگي مستندات و مكاتبات مورد استفاده و نيز انتظارات مديران يك مجموعه بستگي دارد، اما خاصيت جامع بودن مديريت دسترسي‌ها موجب مي‌شود علاوه بر تعريف ساده سطوح دسترسي در برخي شركت‌ها، امكان تعيين دسترسي محدودتر با قواعد امنيتي بيشتري را نيز فراهم كند.
همچنين در مورد مثال نويسنده محترم براي عناوين پست‌هاي سازماني، باید خاطر نشان کرد كه عناوين محترمانه كه در تيتر نامه‌نگاري هاي سازماني از آن استفاده مي‌شود و با عنوان امضاي شخص كاملا متفاوت است. (مانند “مدير محترم واحد…” در عنوان و “مدير واحد …” در امضا)
در اين مطلب همچنين عدم امكان رويت نامه‌هاي سه ماه قبل به عنوان ايراد سيستم عنوان شده است كه اين موضوع به هيچ وجه صحت ندارد و امكان جستجو و مشاهده نامه‌ها در بازه‌هاي زماني يكماه، سه ماه و بدون محدوديت در سيستم وجود دارد.
لازم به يادآوري است كه لزوما تبديل متن نامه‌ها به فرمت PDF براي برقراري امنيت نامه نيست بلكه هدف اصلي آن در سيستم، سهولت مشاهده و هامش نامه‌ها توسط مديران سازمان در يك محيط واحد است. اگر چه كاربران اين سيستم مي‌دانند كه در ECE متن نامه از نوع تصوير ارسال مي‌شود و دسترسي ارسال ايميل نيز براي اشخاص خاصي باز است بعلاوه در نسخه جديد امكان امضاي ديجيتال نيز فراهم شده است كه امنيت مستندات را افزايش مي‌دهد.
5- سهولت كاربري اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم
در رابطه با نكات مطرح شده در مورد سهولت رابط كاربري لازم به ذكر است كه با توجه به بازخوردهاي دريافت شده از كاربران، در برنامه توسعه آخرين نسخه (سي دي 7) و همچنين نسخه‌هاي آتي تمامي سعي و ظرفيت توليد بر بهبود رابط كاربري و ساده سازي آن صورت گرفته است. البته در حال حاضر نيز تمهيداتي براي بهبود رابط كاربري و استفاده از تكنولوژي Ajax در صفحات پركاربرد انجام شده است كه ظاهرا از چشم نويسنده محترم به دور مانده است.
گفتني است اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم، تنها اتوماسيون اداري موجود در بازار است كه مجهز به عمليات اتوماتيك است به اين معني كه قابليت تنظيم انجام چندين كار به صورت همزمان با يك دكمه وجود دارد. از طرف ديگر در مورد سختي كار با ECE لازم به ذكر است كه اين پروتكل براي ارتباط بين نرم‌افزارهاي اتوماسيون متفاوت تهيه شده است كه روي بستر ايميل ارسال و دريافت آن انجام مي‌شود و مشخصا ارتباطي به سهولت ايميل ندارد.
در ضمن لازم به ذكر است صرفاً نام بردن پشت سر هم چندين فيلد اطلاعاتي از بخش‌ها و صفحات مختلف سيستم، به معناي پيچيدگي سيستم نيست زيرا هر كدام از اين فيلدها مربوط به موجوديت و صفحات متفاوتي است كه در آن صفحه معنا دارد. همچنين برخي عناوين ذكر شده از جمله كارتابل جاري، يادداشت شده‌، پيگيري و خاتمه يافته معادل‌سازي شده امكاناتي مشابه در نرم‌افزارهاي روز و رايج مورد اشاره نويسنده هستند مانند عناوين inbox، draft، sent items، و deleted items كه همه كاربران ايميل به خوبي با آنها آشنايي دارند و نياز به توضيح بيشتري نيست.
همچنين ذكر اين نكته نيز لازم است كه ابزارها و برنامه‌هاي جانبي نصب شده كه در اين نوشتار از آنها نام برده شده است تنظيمات موردنياز مرورگر IE (Internet Explorer) است كه بسياري از سايت‌ها و تمامي محصولات اتوماسيون اداري موجود در بازار به آن نياز دارند تا سيستم اتوماسيون اداري به عنوان Trusted Site انتخاب شود تا امكان برقراري ارتباط امن با نرم‌افزار وجود داشته باشد كه البته اين مورد نيز در نسخه جديد به صورت اتوماتيك انجام مي‌شود. اما ابزارهاي جانبي Adobe readerو Converter براي مشاهده متن نامه‌هاي از نوع PDF و نيز تبديل نامه هاي با فرمت Word به PDF ضروري هستند تا مديران و كاربران سازمان بتوانند به سهولت نامه‌ها را در يك نمايشگر و با يك فرمت واحد مطالعه و مديريت كنند.
خوشبختانه در هيچ بخشي از نرم‌افزارهاي همكاران سيستم نيازي به مراجعه كاربر به پايگاه داده جهت ويرايش يا حذف ركورد وجود ندارد، مگر آنكه كاربري به طور غير رسمي و پنهاني بخواهد ركورد خاصي را بدون آنكه log تراكنش ثبت شود به صورت دستي ويرايش يا حذف كند كه در اينصورت نيز بايد دسترسي‌هاي خاص روي سرورهاي سازمان را دارا باشد.
6- مقايسه اتوماسيون تحت ويندوز و تحت وب همكاران سيستم و خدمات كانورت
علاوه بر مزاياي بالقوه سيستم هاي تحت وب، اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم ضمن پوشش دهي كامل كاركردهاي اتوماسيون اداري ويندوزي امكانات بيشتري را در اختيار كاربران قرار مي‌دهد كه عبارتند از : قابليت اجرا از هر نقطه جغرافيايي و امكان دسترسي آنلاين به كل بخش هاي نرم افزار، امكان استفاده از كارتابل به صورت آفلاين در صورت عدم دسترسي به بستر مناسب ارتباطي، استقلال از پلتفرم و سيستم عامل، مقياس پذيري در تعداد زياد كاربر همزمان و حفظ سرعت و كاركرد مناسب در حجم زياد كار، امكانات خودكار سازي عمليات جهت سهولت كاربري و سرعت بخشيدن به عمليات روزانه شامل عمليات اتوماتيك، مديريت و قوانين كارتابل، هشدارهاي يادآوري و گردش كار، امكان استقرار دبيرخانه مجازي متمركز، سادگي در تعريف و تغيير ساختار سازمان و پست هاي سازماني، رويدادنگاري در سطوح مختلف كم ارزش تا پرارزش ترين عمليات كاربران.
برخلاف تصور نويسنده در مورد كانورت سيستم اتوماسيون تحت ويندوز به اتوماسيون تحت وب نيز لازم به تاكيد است كه تمامي اطلاعات اصلي سيستم به طور كامل منتقل مي‌شود و نگه داشتن سرور قبلي تنها به دليل برقراري امكان كنترل صحت داده‌هاي كانورت شده و حصول اطمينان از ديتاي كانورت شده توسط مشتري صورت مي‌گيرد و پس از تاييد مشتري نيز ديگر نيازي به نگهداري سرور قبلي نيست.
در پايان لازم به يادآوري است كه در حال حاضر محصول اتوماسيون اداري همكاران سيستم در بيش از 700 محيط مشتري اعم از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و ادارات دولتي تا شركت‌هاي بزرگ و كوچك خصوصي استقرار يافته است. مديريت محصول همكاران سيستم پذيراي نظرات و پيشنهادات منطقي كاربران محترم اين سيستم و ساير نرم افزارهاي همكاران سيستم از طريق كانالهاي متداول و مرسوم ارتباطي با كارشناسان شركت است. براي برقراري ارتباط و تعامل بيشتر با شركت، مي‌توانيد نظرات و پيشنهادات خود را به آدرس [email protected] ارسال نماييد.
 
گفتني است اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم، تنها اتوماسيون اداري موجود در بازار است كه مجهز به عمليات اتوماتيك است به اين معني كه قابليت تنظيم انجام چندين كار به صورت همزمان با يك دكمه وجود دارد. از طرف ديگر در مورد سختي كار با ECE لازم به ذكر است كه اين پروتكل براي ارتباط بين نرم‌افزارهاي اتوماسيون متفاوت تهيه شده است كه روي بستر ايميل ارسال و دريافت آن انجام مي‌شود و مشخصا ارتباطي به سهولت ايميل ندارد.
— انتهای جوابیه شرکت همکاران سیستم —

برنامه نویس...